A ata de condomínio é um dispositivo legal de suma importância para assegurar que as assembleias sejam documentadas e validadas
A ata é um documento oficial que tem por objetivo registrar e documentar tudo o que acontece em uma assembleia de condomínio. No entanto, para que preserve sua viabilidade diante da justiça, a ata de assembleia é um documento que tem uma série de regras que precisam ser seguidas.
As regras para a confecção de ata de condomínio devem estar previstas no documento maior de qualquer condomínio, que é a convenção. Embora não seja um documento previsto em lei – a ata não é mencionada pelo Código Civil -, é a forma que configurou-se como a ideal para registrar os acontecimentos relativos ao condomínio, sobretudo em sua assembleia.
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Entenda o Que é a Ata de Condomínio
A ata de condomínio é um documento que deve refletir os acontecimentos da assembleia, mas não se resume somente a isso. Quando convocada a assembleia, é ideal que se prepare, também, o texto inicial da ata, que deve trazer também em sua integralidade a convocação.
Na convocação de assembleia é importante que sejam previstos os assuntos que serão tratados durante a reunião. É sempre importante ressaltar que a ata deve ser inteiramente fiel às discussões, votações e demais intervenções feitas durante a assembleia.
Atualmente, a fim de manter essa característica tão importante da ata, muitas assembleias são gravadas integralmente e depois transcritas.
Quem é o Responsável por Fazer a Ata de Assembleia?
A ata de reunião de condomínio deve ser elaborada pelo secretário da mesa, seja ele o advogado ou o administrador do condomínio. Essa pessoa é a responsável por registrar de forma clara e adequada todos os acontecimentos da assembleia.
Desde a convocação até o que acontece na assembleia como um todo, a responsabilidade pelo registo é do secretário da mesa, seja ele quem o condomínio determinar.
Como Funciona a Lei Sobre Ata de Reunião de Condomínio
A ata de condomínio é um documento que deve estar previsto na convenção condominial. Seu prazo de entrega é de oito dias corridos, conforme determinava a Lei 4591/64 e que não foi substituída em sua integralidade pelo novo Código Civil de 2002.
Conforme determina a lei, a ata é um documento público, que deve ser mantida acessível a todos aqueles que por ela venham a se interessar. Por conta desse princípio de transparência, é importante que seja assinada por todos os integrantes da mesa que coordenou os trabalhos da assembleia.
Não é prevista em qualquer dispositivo legal a necessidade de se registrar a ata em cartório. No entanto, se a convenção do seu condomínio determinar que assim seja feito, é imprescindível que se faça a lavratura no cartório também.
A respeito da manutenção do registro, a ata deve ser conservada por pelo menos cinco anos, preferencialmente no Livro de Atas do condomínio.
Como Deve Ser Feita a Ata para Assembleias: Passo a Passo
Para construir uma boa ata de condomínio observe alguns passos que são indispensáveis para ela:
- Descreva os assuntos que serão discutidos na assembleia e que foram colocados na ata de convocação dela;
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Trate da abertura da assembleia em si, colocando a hora de início, o quórum, o momento que se deu a primeira e a segunda chamada;
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Nomeie a composição da mesa da assembleia, seu presidente e o seu secretário;
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Registre qual o quórum necessário para que seja aprovada qualquer deliberação da assembleia;
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Descreva se o quórum foi formado já na primeira chamada ou necessitou fazer uma segunda chamada e o horário de cada uma;
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Transcreva qual a ordem do dia da assembleia;
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Trate quais foram as deliberações da assembleia, quais os resultados de todas as votações, se houve abstenção e o motivo dela;
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Registre se houve qualquer discussão extraordinária;
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Anote quais foram os condôminos que se retiraram antes do encerramento dos trabalhos, bem como o horário em que saíram;
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Por fim, registre o encerramento da assembleia e tome as eventuais assinaturas devidas.
O Que Não Deve Ser Feito Com a Ata de Condomínio
Alguns cuidados na confecção da ata podem evitar problemas que possam surgir em decorrência de uma má lavratura.
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Registre sempre todas as deliberações e votações que ocorreram durante a assembleia;
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Não deixe de registrar nem mesmo as discussões paralelas que possam ter sido estabelecidas;
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Lembre-se de registrar os horários em que os acontecimentos mais importantes se passaram;
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Mantenha a ata sempre transparente aos acontecimentos e, para ser mais fidedigna, mantenha uma gravação deles;
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Seja sempre transparente e mantenha a ata de condomínio acessível a todos que por ela possam se interessar;
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Colha sempre uma lista de presença que deve ser assinada antes da assembleia e ao seu fim.
É preciso Aprovação do Síndico na Ata de Condomínio?
Embora o síndico seja o responsável por manter o arquivo de atas pelo tempo que determina a convenção, ele não é a pessoa que pode aprovar ou reprovar a ata de assembleia.
Ele é também o responsável pela publicidade das informações contidas na ata, mas não é a pessoa que pode aprovar ou reprovar os registros ali feitos. Essa responsabilidade, vale dizer, é compartilhada por toda a mesa diretiva, que assinará a ata conjuntamente.
A Ata de Condomínio Tem Validade?
Por ser um documento previsto na maior parte das convenções de condomínio, a ata tem validade legal e deve ser preservada como um documento dessa natureza. Portanto, se requer muita seriedade na hora de confeccioná-la, mantendo-a sempre o mais fiel quanto for possível aos acontecimentos que se passaram durante a assembleia.
Modelo de ata de condomínio – atualizado em 2020
Preparamos uma cópia de ata de condomínio para que você possa utilizar em suas assembleias:
NOME DO CONDOMÍNIO
Em (data), às (horário), no Condomínio (nome), situado à (endereço completo, bairro, cidade, CEP e Estado) realizou-se a assembleia geral.
Os assuntos discutidos nesta assembleia foram divulgados em ata de convocação de número (número), de forma ampla e irrestrita entre os dias (data) e (data).
Os condôminos presentes na assembleia (nome de cada um) assinam o livro de presença em suas folhas (números) e integram esta ata.
A primeira chamada se deu às (hora) e seu quórum foi de (número de pessoas), iniciando os trabalhos da assembleia OU / E, a segunda chamada se deu às (hora) e seu quórum foi de (número de pessoas).
O SÍNDICO iniciou a assembleia às (hora), solicitando aos CONDÔMINOS a escolha do PRESIDENTE da assembleia.
O escolhido foi (nome), que indicou (nome) como seu secretário.
DISCUSSÕES E ASSUNTOS EM PAUTA NA ASSEMBLEIA
O PRESIDENTE da assembleia, seguindo a ata de convocação, propôs tratativas dos seguintes temas (em ordem de apresentação).
Foram aprovadas, respectivamente, as seguintes soluções (dados da solução e número de votos a favor, contra, abstenções e seus motivos).
ASSUNTOS GERAIS DISCUTIDOS EM ASSEMBLEIA
Ao fim da ordem do dia determinada pela ata de convocação de número (número), discutiram-se também assuntos de interesse geral e que foram previamente propostos pelos condôminos.
As discussões foram (relatar quais foram as discussões).
Por fim, abriu-se a palavra para assuntos relacionados ao condomínio (relatar se houve qualquer discussão e seus resultados).
Por fim, o PRESIDENTE encerrou a assembleia geral, lavrada nesta presente ata.
Cidade, data.
Assinatura e nome do presidente
Assinatura e nome do secretário
Assinatura e nome de todos os presentes
Conclusão
Conforme vimos, a ata de condomínio é um instrumento legal, previsto na maior parte das convenções condominiais. Sua intenção é a de registrar de forma fidedigna todos os acontecimentos de uma assembleia, suas deliberações, votações, aprovações e demais atos que possam impactar de qualquer forma a vida dos condôminos.
A ata é um documento que deve ser mantido de forma pública e sempre acessível a todos que por ela se interessem, bem como assinada por todos os participantes da mesa dirigente da assembleia.
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