Os grupos de Whatsapp em condomínios tornaram-se uma forma prática de comunicação entre as pessoas, não é mesmo? Contudo, muitas vezes, eles são responsáveis por uma série de litígios desnecessários no dia a dia do condomínio. Ou seja, podem causar mais dores de cabeça para o síndico do que resolver questões importantes para a gestão do espaço.
Isso não significa que eles devam ser proibidos, mas que não devam ser um canal oficial, permitindo que os moradores unam-se e criem, eles mesmos, esses espaços. Mas afinal, se os grupos podem ser tão práticos, por que não são uma boa opção?
Vamos mostrar os principais pontos a seguir e tirar suas dúvidas. Boa leitura!
Acaba impulsionando que o síndico interfira em situações que não são de sua competência
O síndico tem determinadas atribuições que, sim, fazem parte das suas rotinas e, ao mesmo tempo, outras são atribuídas por senso comum, mas não são de sua competência. Quando as comunicações de grupo de Whatsapp são feitas com a moderação do síndico, é muito comum que os moradores acreditem que algumas questões devem ser resolvidas por ele naquele espaço.
Com isso, pode-se sobrecarregá-lo no dia a dia com questões e pendências que não são sua responsabilidade. E pode-se gerar conflitos para explicar que essas questões realmente não competem a você. Por isso, não ter os grupos de Whatsapp oficiais do condomínio é uma forma de resguardar-se desta dor de cabeça.
Por exemplo, é muito comum que cobrem ao síndico resolver brigas de vizinhos nesses espaços.
Comunicações de dados pessoais não podem circular neste espaço sem consentimento de todos
Temos atualmente uma lei que respalda a proteção de dados pessoais: a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). Por meio dela é possível garantir maior privacidade para as pessoas e, assim, saber que suas informações só podem circular a partir do seu consentimento.
Por isso é tão importante ter um espaço específico para a comunicação de questões importantes do seu condomínio. Isso porque, em alguns casos, as informações ali presentes são enquadradas pela LGPD. Neste caso, a pessoa não ofereceu o consentimento ativo para que esse dado fosse utilizado.
Com o uso de uma plataforma específica, esse tipo de consentimento é obtido de forma automatizada pelo sistema. Ele envia uma notificação padrão, dentro dos dispositivos específicos da LGPD e, assim, resguarda o condomínio de eventuais processos futuros.
Risco de gerar litígios judiciais
Se uma pessoa sentir-se de alguma forma lesada (por exemplo, ocorra algum tipo de constrangimento) no grupo do Whatsapp do condomínio, isso pode gerar litígios judiciais que podem sair caro para o condomínio. Quer ver um erro comum cometido por síndicos despreparados?
Muitos realizam o acompanhamento de quem está inadimplente mandando mensagem pelos grupos, notificando os moradores que estão em débito desta forma. Contudo, essa é uma informação que compete apenas ao condomínio e o morador específico, de forma que ninguém mais deve saber dessa informação.
Neste caso, a pessoa pode entrar com ação por constrangimento e terá grandes chances de ganhar. E isso não se aplica apenas a cobranças. Por isso, se há alguma comunicação que deve ser feita de forma direcionada para uma pessoa ou para um pequeno grupo, faça de forma individual em outro espaço.
Perde-se a formalidade nas comunicações oficiais do condomínio
Fato é: o Whatsapp é uma ferramenta de comunicação que aproxima muito as pessoas. Normalmente a utilizamos para conversarmos com nossos amigos e familiares e, portanto, é muito comum perdermos a formalidade nas comunicações que realizamos.
Contudo, o síndico, quando está falando a partir desta função, ele não é um amigo ou vizinho: ele é uma autoridade daquele espaço. Por isso é tão importante que os comunicados oficiais sejam feitos com certa formalidade.
Isso porque muitas vezes uma linguagem informal, por mais que, aparentemente, soe como se fosse aproximar mais da forma como os moradores entendem, tira esse caráter de aviso e comunicação oficial. A partir do momento em que você estabelece um padrão de comunicação formal, direcionado e com um canal oficial, os moradores entendem que ali tem algo importante que merece a atenção dele e não deixa passar a informação.
Faça uma relação, por exemplo, com as suas comunicações no trabalho. O seu chefe pode conversar normalmente com você, mas quando é necessário realizar alguma comunicação sobre as atividades, ele deve fazer por um canal específico na intranet ou por e-mail. A mesma lógica se aplica nas rotinas no condomínio.
As comunicações oficiais podem se perder no fluxo de informações
A sua experiência pessoal já deve ter mostrado como um grupo de Whatsapp pode ter uma dinâmica bastante agitada, não é mesmo? E se o seu condomínio é grande, ou seja, tem um alto volume de moradores, as mensagens podem chegar em grande quantidade no dia a dia.
Assim, caso alguém queira notificar você sobre alguma questão, a mensagem pode se perder no grande volume de informações. Afinal, quem nunca passou batido por uma determinada informação, não é mesmo?
E o mesmo vale na fala entre síndico e moradores: um aviso importante pode passar despercebido pelos moradores porque eles não conseguem acompanhar o fluxo de mensagens e abrem apenas as últimas. Por isso, principalmente avisos importantes não podem ser passados desta forma.
Os moradores podem utilizar o espaço como abertura de chamadas
Fato é: todas as pessoas utilizam as ferramentas que estão com mais fácil acesso no dia a dia para facilitar as rotinas, não é mesmo? Se você pode resolver algo pelo Whatsapp e já está com ele aberto, é muito mais prático do que abrir uma nova solução.
Contudo, essa abertura de facilidade pode ser vantajosa para os moradores do seu condomínio, mas não para você. Afinal, a abertura de chamadas deve ter um canal próprio pelas seguintes razões:
- como falamos antes, as comunicações podem se perder no fluxo de mensagens;
- expõe eventuais conflitos e problemas para demais moradores;
- pode causar constrangimentos entre as partes;
- pode quebrar a privacidade de alguns moradores.
Com isso, é possível preservar as relações internas no condomínio e garantir que o ambiente permaneça saudável e tranquilo para todos os moradores. Por isso é tão importante separar esses canais, deixando um oficial para abertura de chamadas.
Além disso, o canal oficial de chamadas pode oferecer possibilidade de retorno mais tranquila para o morador. Assim, ele recebe o feedback assim que a questão for solucionada e evita que o retorno demore mais do que o necessário.
Por isso, como falamos, é melhor deixar que os grupos de Whatsapp em condomínios sejam gerenciados pelos próprios moradores, como forma de integração, mas que não funcionem como um espaço oficial para o síndico comunicar suas questões. Para isso, é fundamental contar com soluções que façam essa comunicação de forma eficiente, automatizada e com menos riscos, inclusive, jurídicos.
Você já teve algum problema com isso? Conte para nós seus relatos, experiências e dúvidas nos comentários.